Затвори

Още за електронната обмяна на документи, свързани с трудовите правоотношения

(Брой: 37, 20 ноември 2020 г.)
Вече не е тайна за никого, че обявеното с решение на Народното събрание извънредно положение промени и ще продължи да променя всички аспекти на обществения живот за месеци напред.
В зависимост от сферата си на дейност работодателите са изправени пред различни възможности за реорганизиране на работните си процеси, включително чрез надомна работа, работа от разстояние, въвеждане на непълно работно време, както и преустановяване работата на предприятието, на част от него или на отделни работници и служители. Предвид очакваните икономически затруднения много работодатели вероятно ще изберат да прекратят трудовите правоотношения с част от своите работници и служители.
Всички тези действия са обвързани с генерирането и обмяната на определен обем документи, свързани с трудовите правоотношения. Създаването, подписването и връчването на такива документи предполага преки физически контакти и определени разходи за пощенски и куриерски услуги. В момента както социалните контакти, така и разходите са неща, които всеки се стреми да минимизира.
Алтернатива на традиционния обмен на документи предоставя един подзаконов нормативен акт – Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (или т.нар. Наредба за електронните трудови досиета).
Наредбата предоставя възможност за създаване и поддържане на електронни трудови досиета чрез създаване, съхраняване и размяна на електронни документи между страните по трудовото правоотношение. Актът поставя конкретни изисквания, които работодателите трябва да съобразят, в случай че решат да изградят, поддържат или използват информационни системи за тази цел. Специфичните технически изисквания, включително за подписване с квалифициран електронен подпис, получаване и изпращане на документи с електронна препоръчана поща, превръщат в една нелека задача самостоятелното изграждане и поддържане на такава система.
Добрата новина е, че такава информационна система вече е факт. eHR е специализиран софтуер за създаване, управление и съхранение на електронни трудови досиета. Софтуерът отговаря на всички нормативни изисквания, заложени в Кодекс на труда, Наредба за електронните трудови досиета, Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги и eIDAS (Регламент относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар). Използвайки eHR, страните могат да сключат трудов договор, да подписват допълнителни споразумения или да прекратят трудовото правоотношение в изцяло дигитална среда, без да е необходимо да бъдат съхранявани отделно и хартиени документи.
Какво предлага eHR ?
Чрез eHR всяка от страните по трудовото правоотношение може да прави електронни изявления с абсолютна юридическа сила и правна валидност. Работодателят подписва изявленията с квалифициран електронен подпис, а неговият персонал – с виртуални лични електронни подписи.
Софтуерът отчита и удостоверява времето за настъпването на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време (времеви печат).
Системата дава възможност за бързо и лесно генериране на необходимото съдържание чрез използване на готовите образци на документи (трудови договори, заповеди на работодателя, декларации, молби за ползване на отпуск, предизвестия, уведомления и други).
eHR може да се използва и само за импортиране и връчване на документите, създадени чрез други информационни системи (например ТРЗ софтуер).
Връчването на документи премахва нуждата от разходи за куриерски и нотариални услуги, за да се удостовери получаването на документите и времето, когато е станало това.
При въвеждането на системата се изгражда лесен за управление дигитален архив, който дава възможност за бързо търсене на документи и генериране на справки по зададени критерии.
Освен безспорния си принос за улесняване на създаването и връчването на документи, eHR допринася и за прозрачността в отношенията между работодателя и неговия персонал. Работниците и служителите имат постоянен достъп до своето електронно трудово досие и съхраняваните документи, а работодателят няма възможност да изтрива или подменя документи в него. eHR е софтуер, който не изисква дълъг и сложен процес на интеграция. Всичко, от което работодателят има нужда за започване на работа, е:
- електричество и интернет връзка
- компютър
- квалифициран електронен подпис, издаден от Борика АД
- активен профил на компанията в eHR
- съгласие на работниците и служителите да бъдат адресати на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение.
В социалните мрежи се разпространяват различни шеги на тема, че COVID-19 ще направи за дигитализацията на компаниите и работните процеси това, което никой изпълнителен или технически директор до момента не е успял. Съвсем не на шега, в момента eHR предлагат на работодателите да оптимизират и дигитализират процеса по създаване, връчване и съхраняване на документи, като използват софтуера им напълно безплатно за целия период на обявеното извънредно положение, както и до един месец от неговия край!
Коментирай:
Моля, въведете името си!
Моля, въведете поне 3 символа
Изпрати
* Коментарите се одобряват от администратора на сайта преди да бъдат публикувани!
Последен брой
Реклама